01
先收身份，再看能力
第一组是「这是谁」：营业执照与统一社会信用代码、中文注册名称、法定代表人、经营范围、以注册公司名开立的银行账户，以及与注册地址不一致时的实际工厂地址。这些收集成本很低，跳过的代价却很高。如果对方是从工厂进货的贸易公司，两个主体都要记下来——技术问题超出第一家能回答的范围时，你会需要第二家。
- 执照、代码、中文注册名与法定代表人
- 银行账户名与注册公司名一致，并与合同核对
- 贸易公司在前、工厂在后时，两个主体都记录
02
再看能力，而且要对着你的规格看
第二组是「能为你做什么」：在做的产品品类、常规批量、哪些工序自产哪些外发、与你产品相关的设备，以及持有的认证及其发证机构和有效期。要专门问哪些工序会离厂——外发本身很正常，只有在不告知时才是问题，因为它把你的质量控制搬到了一个没人评估过的地方。
- 品类、批量，以及真正自产的工序
- 外发工序如实申报，并写明外发场地
- 证书记录发证机构、覆盖范围与有效期
03
每一项都要有负责人和有效期
多数准入档案是无声地烂掉的：证书过期、工厂搬迁、对接人离职，而档案看起来仍然「齐全」。给每一项配一个负责人和一个复看日期，文件一过期就重新变成未决项，而不是留在档案里当历史。人也一样：记下供应商那边真正理解你要求的是谁——他离职的那天，就是你的规格不再有人知道「为什么这么写」的那天。
- 每一项（含证书）都有负责人与复看日期
- 文件过期即重新打开该项，而不是继续归档
- 写明掌握你要求的那个人，以及他的备份
04
定清楚哪些未决项可以放行
准入卡死，往往是因为每一项都「必须」，于是实际上每一项都可以商量。把清单拆开：真正阻断第一张订单的硬项——主体没核实、银行账户名对不上、没有你这个品类的证据；以及可以带着走、但要有负责人和日期的未决项。并且把这个决定写下来。被有意识接受的未决项是可管理的；被悄悄跳过的那一项，正是出事后复盘会找出来的那一项。
- 硬项清单要短，短到真的能卡住
- 未决项明确接受，并写明负责人与日期
- 接受风险的决定要落在纸上，不能靠默契
05
准入结束在第一批被接收的货
问卷交回来不算准入完成；第一批货被接收、并且基线被记录下来，才算完成——封样、书面规格、批准过的包装、外箱数据和第一份验货报告。这条基线才是让后续订单可比的东西。主体核验、现场核查和首单验货我们可以承接，封样与书面规格也由我们保管；但准入决定本身仍在你手里：我们提供证据，不代你批准供应商。
- 基线记录在第一批被接收的货，而不是问卷阶段
- 封样与书面规格留存，供后续比对
- 准入批准权仍属零售商
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