01
一个 SKU 一行，不是一个产品系列一行
分销订单出问题，几乎都出在款式这一层。一个「有四个颜色」的产品，只要其中一个用了不同材料、不同装箱数或不同外箱尺寸，它就已经是四份不同的规格。每一个可售款式给一行：自己的编码、自己的内盒与外箱装箱数、自己的条码。你发出去询价的这张表，应当就是日后验货和返单用的同一张表——如果报价表的结构和你的库存表对不上，中间必然有人手工转录一次，而某个款式就是在那一步悄悄消失的。
- 每个可售款式一行，用你自己的 SKU 编码
- 内盒与外箱装箱数按款式分别写明
- 询价、验货、返单用同一张表
02
写清这个价格默认包含了什么
两份报价只有覆盖同样的义务才可比，而差别通常根本不在单价上。贸易术语要连同具体地点和版本一起写明——只有术语没有地点是不完整的。要说清包装是否包含、价格假设用的是你的图稿还是工厂的通用包装、付款条件是什么，以及交期是从哪一刻起算：收到定金、图稿批准、材料到厂，这是三条完全不同的起跑线。到岸成本自己搭出来，不要接受一个你拆不开的一口价。
- 每份报价都写明贸易术语、具体地点与版本
- 包装、付款条件，以及交期从哪一刻起算
- 到岸成本自己算，不用一个拆不开的到岸数字
03
外箱唛头与装箱方式，生产前就定下来
外箱规格是买家最容易拖到最后、然后反复付学费的一项。请先定：内盒与外箱各装多少、外箱尺寸与毛重、每一面印什么唛头、如果打托用什么码放方式，以及你自己的合规要求带来的目的市场标识。这些数字同时会进你的订舱资料，申报值和实测值不符，后面就变成运费调整账单。凡是因为你的市场才有的要求，要明说——一家一直供国内批发的工厂，从来没有被要求过这些。
- 内盒与外箱装箱数、外箱尺寸与毛重
- 各面唛头内容，必要时加上打托码放方式
- 目的市场标识写成规格条目，而不是甩一个链接
04
你这边将来要用到的单证
分销商的档案不只有发票。发货之前就要定：到货时需要哪些单证、每一份由谁出具——商业发票与装箱单、足够准确供你报关行使用的品名描述、你所在市场要求的检测报告或声明，以及万一客户投诉时能追溯批次的记录。我们如实描述货物，并把供应商单证转交给你或你的报关行。我们不提供 HS 归类、关税或清关意见——归类是你报关行的判断，供应商随口给的编码不是结论。
- 单证清单与各自的出具方，在货动之前定好
- 准确的品名描述不等于 HS 归类
- 关税、归类与清关问题交给你自己的报关行
05
把第一单被接收的货记成基线
分销做的就是返单，而让返单可复制的机制其实很不起眼：你认可的第一批货，成为之后每一批的基准。这意味着封样、书面规格、批准过的包装和外箱数据要放在一起保存，并在之后每一单对照它们检查，而不是拿这批和上一批比。只跟上一批比，标准会以「每次都还能接受」的幅度一路往下滑。
- 首单被接收时的封样与书面规格
- 批准过的包装与外箱数据一并存档
- 每一单对照基线检查，而不是对照上一批
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