报告模板
出货前验货报告模板
出货前验货报告模板由 Linkora Source 公开完整版本：各节顺序、全部字段名与验货员遵守的填写规则。页面上是我们现场实际使用的空白模板，不是客户报告；本站不发布任何客户报告。你可以在委托之前，先看清楚一份报告会包含什么。
更新于 2026 年 9 月 8 日
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这是空白模板，不是客户报告。 本站不发布任何客户报告，本页也不描述任何一次已经完成的验货。下面每一项都是现场当天要填的字段。一份最终报告实际包含什么，取决于事先约定的范围、产品本身，以及走访当时能进入到哪里。
逐节看这份模板
八节，顺序固定。多数买家是倒着读验货报告的——先看建议，再回头看支撑它的证据，所以每一节都必须单独拿出来也站得住。
0
封面 / Cover
封面写的是「在读到任何一条发现之前，你需要知道的身份信息」：这是哪一份报告、记录的是哪种检验、两个日期分别是什么、总体判定是什么，以及谁做的、谁复核的。之所以是两个日期，因为到现场那天和写报告那天是两件不同的事实。
| 字段 | 填什么 |
|---|---|
| 报告编号 / Report no. | LS-INS-[YYYYMMDD]-[序号] |
| 报告类型 / Inspection type | 出货前验货 / Pre-shipment inspection |
| 验货日期 / Inspection date | 现场工作当天的日期 |
| 报告日期 / Report date | 现场结束后 48 小时内 |
| 总体判定 / Overall result | 合格 / 不合格 / 待买家决定 |
| 验货员 / Inspector | 验货员姓名 |
| 复核 / Reviewed by | 复核人姓名。验货的人和签发的人不是同一个人 |
| 声明 / Statement | 适用于本报告的范围与保密声明 |
1
范围与参考 / Scope and reference
第 1 节记录的是「这次验货是对照什么判的」。一条发现有没有意义，取决于它背后的标准有没有被写下来，所以依据文件、事先约定的检查项，以及同样重要的「哪些不在范围内」，都在任何观察被记录之前先写清楚。
| 字段 | 填什么 |
|---|---|
| 委托方 / Client | 委托本次验货的公司 |
| 采购订单 / Purchase order | 本批货对应的 PO 号 |
| 产品 / Product | 名称、型号、颜色 |
| 订单数量 / Order quantity | 数量与单位 |
| 供应商 / Supplier | 名称，或匿名写法如「工厂 A（浙江）」 |
| 验货地点 / Location | 市 / 省 |
| 依据文件 / Reference documents | 规格书版本、确认样编号与封样日期、包装要求、标签要求，各占一行；没有的写「无」，不删行 |
| 约定检查项 / Agreed checks | 从规格书与买家的关键质量点列出 |
| 不在范围 / Out of scope | 例如实验室测试、功能寿命、合规认证 |
2
供应商与现场信息 / Supplier and site
第 2 节写的是这趟走访本身，而不是货：验货员几点到、几点走，谁陪同，订单里有多少完工、多少已包装、多少还没做，以及当时货是怎么存放的。生产状态和存放条件，决定了这次验货是不是安排得够早、还来不来得及补救。
| 字段 | 填什么 |
|---|---|
| 验货时间段 / Time on site | 到达至离开 |
| 陪同人 / Factory contact | 只写职务，不写姓名 |
| 生产状态 / Production status | 完工 [n] / 已包装 [n] / 待包装 [n] / 未生产 [n] |
| 货物存放 / Storage condition | 仓库、车间地面或托盘；防潮与堆高情况 |
| 现场观察 / Site observations | 与本单相关的即时观察，例如返工区、混货风险 |
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数量与抽样 / Quantity and sampling
第 3 节把判定的统计依据摊开来。样本量、检验水平与接收拒收数是事先定下并写进报告的，不是事后再争；抽中的箱号逐一列出，别人拿着这份报告可以复现同一次抽样。
| 字段 | 填什么 |
|---|---|
| 出示数量 / Quantity presented | [n] 件，以及占订单的百分比 |
| 抽样标准 / Sampling standard | ANSI/ASQ Z1.4，一般检验水平 II，正常检验 |
| AQL | 关键 0 / 主要 2.5 / 次要 4.0 |
| 样本量 / Sample size | [n] 件，来自 [k] 箱，箱号逐一列出 |
| 接收数 / 拒收数（Ac / Re） | 关键 [0/1]，主要 [Ac/Re]，次要 [Ac/Re] |
| 抽箱方式 / Carton selection | 说明外箱是怎么随机抽出来的 |
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产品与包装检查 / Product and packaging checks
第 4 节是把检查过程写下来的地方，拆成五张表，为的是不让外观判断和实测数据混在一起，也不让实测数据和功能测试混在一起。每张表都带着「对照的是哪条标准、看了几件、结论是什么」。
| # | 检查项 | 标准 | 样本数 | 发现 | 判定 |
|---|
从 4.1.1 起逐条编号。发现栏写描述或「无异常」，判定栏写合格或不合格。
| 项 | 规格 | 公差 | 实测值（≥5 件） | 最小 | 最大 | 判定 |
|---|
尺寸、重量、容量各占一行。实测值逐个写出，不写平均值——平均值恰好把最要紧的离散度藏起来。
| 测试 | 方法 | 样本数 | 结果 | 判定 |
|---|
例如：注水 30 分钟不渗漏、开合 100 次、跌落 80 cm 一次。方法要写到别人能照着重做。
| 项 | 确认样 | 大货 | 一致 / 偏差 |
|---|
颜色、材质手感、Logo 位置、配件，逐项与封样对照。
| 项 | 要求 | 实际 | 判定 |
|---|---|---|---|
| 内包装 | — | — | — |
| 外箱规格与材质 | — | — | — |
| 装箱数与毛净重（实称） | 按要求 | 每箱实称，至少 3 箱 | — |
| 唛头 | — | — | — |
| 条码扫描 | 应有的编码 | 扫描结果 | — |
| 目的国标签要求 | 如原产地、警示语 | — | — |
5
照片与问题记录 / Photo evidence and finding log
第 5 节是出了问题时买家最先读的部分。每条问题都带着严重度、位置、件数、对照的规格条款和照片编号；记录当场给工厂看并签认；随后的 AQL 汇总说明总体判定是怎么得出来的。
| 字段 | 填什么 |
|---|---|
| 5.1a 工厂代表签字 / Signed by factory representative | 职务与签字日期；签在问题记录的打印页上，拍照存档并编入照片索引 |
| 5.1a 工厂意见 / Factory comments | 工厂原话，不改写；没有则写「无」 |
| # | 严重度 | 描述 | 位置 | 件数 / 样本数 | 对照标准 | 照片 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| F-01 | 关键 / 主要 / 次要 | — | — | — | 规格条款 | P-xx |
问题从 F-01 起编号，每条都指向一条标准和一张照片。
| 类别 | 发现数 | 接收数 | 判定 |
|---|---|---|---|
| 关键 | — | 0 | — |
| 主要 | — | — | — |
| 次要 | — | — | — |
| 编号 | 内容 | 时间 |
|---|---|---|
| P-01 | 货堆全景 | — |
| P-02 | 抽中外箱与唛头 | — |
其余按该单事先约定的拍照清单顺序继续编号。
问题记录当场给工厂看并签认，签字页拍照进照片索引。签认不等于工厂同意返工，只表示这份记录是现场共同确认过的——这一步的作用，是让一周之后没有人能把一条发现重新说成「各执一词」。
6
建议与买家决定 / Recommendation and buyer decision
第 6 节把发现变成一个决定。判定依据、未决事项、建议、报告所依赖的假设，以及需要买家拍板的事项——每一条都写明决定什么、截止时间、不决定的后果——都在这里；买家的答复事后回填进报告。
| 字段 | 填什么 |
|---|---|
| 判定依据 / Basis of result | AQL 汇总，以及作为依据的关键项 |
| 未决事项 / Open issues | 逐条列出，指向 F 编号 |
| 建议 / Recommendation | 放行 / 返工后复验 / 让步接收（写明条件）/ 拒收 |
| 需要买家决定 / Buyer decisions required | 逐条：决定什么、截止时间、不决定的后果 |
| 假设 / Assumptions | 报告依赖的假设，例如「以工厂提供的规格书 v2 为准」 |
| 下一步 / Next steps | 谁、做什么、何时 |
| 买家决定（回填）/ Buyer decision (recorded) | 买家的书面决定与日期，事后补入 |
7
填写规则 / Filling rules
下面这几条规则，是让这份模板不至于变成填空游戏的原因，也是最值得拿去和别家报告对比的部分。它们管的是：一个字段里允许写什么、没做的检查怎么处理、报告什么时候必须交出来。
- 所有数量、重量、尺寸写实测原始值，不写「约」。
- 没做的检查写「未检查（不在范围）」，不删行。
- 每条问题必须有照片编号；没有照片的问题不写入报告。
- 判定只按约定标准；标准没写的，记为「观察」而不是「不合格」。
- 报告在现场工作结束后 48 小时内出，与定价页上的承诺一致。
这份模板不做什么
一份报告的价值，很大程度取决于它拒绝声称的东西。下面这些限制是写进模板里的，不是附在末尾的免责声明，也正是某些字段之所以存在的原因。
- 这是空白模板，不是客户报告；本站不发布任何客户报告。
- 没有照片的问题不写入报告，所以报告里不会出现你无从核对的断言。
- 没做的检查写成「未检查（不在范围）」而不是留白，报告因此不会暗示一个它并不具备的覆盖面。
- 判定只对照事先约定的书面标准。抽样验货不判断你的产品在目标市场是否安全、合法或已获认证。
- 实验室检测不属于验货范围。我们可以在见证下抽样封存，但实验室由你直接委托、报告出具给你。
再说一次，因为这点重要
以上全部是我们工作时用的空白模板。它不是客户报告，本站也不发布任何客户报告——报告属于付钱的买家，报告里点名的工厂也没有同意被挂到网站上。我们能公开的是方法，而方法恰恰是你真正买的那部分。
下载模板想让这份模板落到你的订单上？
把产品、数量和工厂所在地告诉我们，我们会确认抽样数量、检查项，以及这一单到底要不要安排验货。验货 99 美元／人日，报告在现场工作结束后 48 小时内送到你手上。
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